Peranan Teknologi Perkantoran

    1.   Peranan Teknologi Perkantoran

       Teknologi perkantoran sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.Padahal masalah yang dihadapi oleh manajer administrasi lebih besar karena teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang meliputi; pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.
2.   Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran     
         Adapun beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran. Perkembangan itu melaju kearah efesiensi kerja dengan indikasi ditemukannya peralatan yang serba : 
      - elektronik
      - multi guna
      - mudah mengoperasikannya
      - memerlukan tenaga listrik kecil
      - ukuran fisik semakin kecil dan
      - kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi.        
      Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :
     a) Tenaga Penggeraknya    
         1. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat   
         2. Disiplin dan gairah kerja naik.   
         3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.   
         4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.
    b). Prosedur Kerja    
         1. Semakin mudah    
         2. Semakin lancar dan produk sangat akurat. 
   Sedangkan dampak negatifnya antara lain :     
   1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu. 
   2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit). 
   3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
  4.  Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode,  prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).
3.    Jenis Mesin Kantor
      Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :
      1). Tenaga Penggeraknya     
           a. Mesin Manual; mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia    
           b. Mesin Listrik; mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.
      2). Cara Kerja Komponennya    
          a. Mesin Mekanik; mesin yang rangkaian komponen bergerak pada waktu                 operasi. Mesin ini ada yang digerakan secara manual maupun dengan                   tenaga listrik.    
          b. Mesin elektronik; mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin            ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.
     3) Fungsinya;     
          a. Mesin pencatat data/informasi:         
               ·  Mesin dikte (dactating machine)         
               ·  Mesin tulis (typewriter)         
               ·  Mesin penamor (numbering machine)          
               ·  Asahan pensil (pencil sharpener);     
          b. Mesin penghitung data\informasi:         
               ·  Mesin penjilid (binding machine)         
               ·  Pembuka surat (leter opener)         
               ·  Pemotong kertas(guillotine)          
               ·  Hecht machine (stapler)         
               ·  Pencatat uang kas (cash register)   
          c. Mesin pengolah data/informasi:         
               ·  Mesin jumlah (adding machine)      
               ·  Mesin hitung (calculating machine)          
               ·  Komputer    
          d. Mesin penggadaan data/infomasi:          
               ·  Mesin stensil (stencil duplicator)         
               ·  Mesin spirtus (spirit duplikator)         
               ·  Mesin foto kopi        
               ·  Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)         
               ·  Mesin offset dan Mesin cetak lainnya.    
          e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:       
               ·  Telepon dan interphone         
               ·  TeleprinterTelegrap, facsimile (telecopier)       
               ·  TelenoteTeletex dan Vidio texdanLAN (Lokal Area Network)    
           f. Mesin penyimpan data\informasi       
               ·  Mikrofilm Mikrofotografi         
               ·  Penghancur kertas (paper shredder) dan Pelubang kertas